İş Hayatında Sözlü İletişim

Sözlü iletişim bilgi ya da düşüncelerin kelimeler yoluyla iletilmesidir. İki kişi veya herhangi büyüklükteki gruplar arasında, her çeşit kuruluşun her seviyesinde gerçekleşebilir. Bir iletişim prensibi olarak algılanmaması ve aslında çok çeşitli yetenekler getirmesi sözlü iletişimin dezavantajlarıdır. Komite toplantıları ve yönetim kurulları büyük bir özen ve ön hazırlık ile organize edilir. Ancak gün boyunca yapılan ve özel bir düzenleme yapılmayan, çoğunlukla plansız ve etkilerine önem verilmeyen karşılıklı konuşmalarda iş hayatında geçer.

Örneğin işe yeni başlayan biri yöneticiye bir haber verecekse, bilgi değişimi bu iki kişi arasında sözlü olarak gerçekleşir. Bunun gibi, bir işçinin depodan bir parça istemesi de sözlü iletişimle gerçekleşir. Eğer bir denetçi veya yönetici gelecek haftaki ana konuyu çalışanlara anlatıyorsa iletişim metodu olarak sözlü kompozisyonu kullanır. Bu yöntem bir yöneticinin yardımcısına yeni bir direktif veya yöntemi anlatması sürecinde de geçerlidir.

Sözlü iletişimin daha resmi şekilleri vardır. Konferanslar, resmi toplantılar, tanıtımlar hatta bir iş yerinde yeni bir proje üzerinde tartışmak gibi telefon da kayda alınamayacak bir sözlü iletişim türü olmasından dolayı, kullanılırken büyük bir özen gerektiren ve iş hayatındaki en önemli sözlü iletişim vasıtalarından biridir.

SÖZLÜ İLETİŞİMİN PRATİĞE UYGULANMASI

 

Neredeyse her zaman birbirimizle sözlü iletişim kurduğumuz için, bu tür etkileşimin ne kadar karmaşık olabileceğini hiç düşünmeyebiliriz. Bu karmaşık süreç aşağıda özetlenmiştir.

  • Fikir: Öncelikle neyi iletmek istediğinizi çok iyi belirleyecek veya gerekten de bir şey iletmek isteyip istemediğimize kara vererek yola çıkmanız gerekmektedir. Örneğin bir futbol karşılaşmasına giderken veya bir yemek sırasında gerçekte gerekli olmayan birçok söz söyleriz ancak bu tavrınız ortama katılma isteğimizin bir ifadesidir. Amaçlı iletişim bu yaklaşımdan oldukça farklıdır. Sözlü iletişimin ilk amacı iş ortamında hangi bilginin iletileceğini veya hangi soruların sorulmak istendiğini bilmektir.
  • Sonuç: Gerçekleştirmek istenen etki hakkında her zaman net bir fikre sahip olmak gerekir. Bu, bir kişiye, tavanı akan bir odayı kullanmamasını söylemek gibi basit veya yeni bir üretim metodu için danışmanların desteğini almayı önermek gibi daha karmaşık bir fikir olabilir. Her sözlü alışveriş iş ortamına uygun bir kavramdan kaynaklanmalı ve amaçlanan etkiyi yaratabilecek düzende olmalıdır.
  • İfade: Söyleyeceğiniz ve söyleyince gerçekleştireceğiniz fikir ve sonuç hakkında bir netlik elde ettikten sonra, bunu belirtecek en iyi kelime dizeleri bulunmalıdır. Bu iş söylendiği kadar kolay değildir. Bu bağlamda planlama ve önseziler önemli öğelerdir. Kendiniz dinleyicinin yerine koyarak, değişik ifade tarzlarına nasıl tepki verirdiniz, düşünün. Bu basit yöntem kendinizi sözlü olarak ifade etme kabiliyetinizi geliştirecektir.
  • Geri İtilim: Biriyle bir grup insanla konuşurken onların tepkilerini gözlemelisiniz. Bu tepkilere geri itilim denir. Ani bir ifade değişikliği veya jest, keskin bir nefes alış veya sözsüz bir ifade kişilerin diyebileceklerinden çok daha fazlasını ifade edebilir. İnsanların genelde konuşurken hislerini kontrol altında tutma eğilimleri göz önünde tutulduğunda, yüz ifadeleri veya el kol hareketleri konusunda bu kadar hassas olmamaları nedeniyle, geri itilim insan duyguları hakkında çok daha belirgin mesajlar verir.
  • Yanıt: Bir konuyu gündeme getirdiğinizde, dinleyiciniz genellikle bir tepki verir. Böyle yaparak, iletilecek fikri tanımlar, istenilen sonucu düşünür, fikri açıklayacak en uygun ifadeyi oluşturur ve sizin tepkinizi gözlemler.”

Bundan da anlaşılacağı gibi, sözlü iletişim, alış-veriş sürecinde dikkat ve ondan önce de, özenli bir planlama gerektirir. Bu sürecin işlevinin bilincinde olunmasının yanı sıra, iki önemli noktadan daha bahsetmek gerekir: İlgili kimselerin kişilik özellikleri ve dinleyicinin rolü.

a)Kişilik

Sözlü iletişimin en büyük avantajlarından biri insanları yüz yüze ve karşı karşıya getirmesidir. Patron ve işçisi bir rastlantı sonucu bahçe tanzimi veya bir odanın düzenlenmesi konusunda bir müddet sohbet etme olanağı bulurlarsa, güvene dayalı bir ilişki oluşması olasılı ortaya çıkar. Yine de, bunun aksi durumlar da ortaya çıkabilir. Ne yaparsak yapalım, geçinemeyeceğimiz insanlarda olacaktır. Zaman zaman da bizim doğru olarak bildiğimizin tam aksini düşünen ve karşı karşıya gelmek istemeyeceğimiz insanlar olabilir.Bu tür ilişkiler kaçınılmazdır, fakat bunların iyileştirilmesi imkânsız değildir. Sözlü iletişimin hayati önem bulunan temel kuralı, bir iş meselesinde kişisel hoşnutsuzluk duygularından arınmaktır. Meseleleri, karşınızdaki insanın bakış açısından görmeye çalışmak ve o kişinin neden sizin kabul etmekte zorlandığınız tarzda davrandığını belirleyebilmek çözüme yönelik yaklaşımlardır. Eğer bu yaklaşımlar etkili olmazsa, görüşmeyi resmi bir buluşma olarak görmek ve her iki tarafı da sahnede belli bir rolü oynamak zorunda olan iki oyuncu gibi algılamak yararlı olabilir.  Bu yaklaşım sizin meseleyle olarak ilişkinizi önlerken, kızgınlık ve hayal kırıklığı duygularınızı yok eder. Bu yaklaşımı sağlamak kolay değildir fakat tatminkâr bir iş ilişkisini sürdürmenizi sağlaması nedeniyle önemlidir .

b)Dinleme Alışkanlığı

Doğru ifade edebilme konusuna bu kadar özen gösterildiğinde en az bunun kadar önemli olan dinleme alışkanlığını unutmak kolaylaşır. Sadece söyleyeceğiniz şeyin önemli olduğunu düşünme tuzağına düşmemelisiniz. Karşınızdaki insan konuşurken, dinleyin; kendi cevabınızı düşünmeksizin, öne sürülen fikirlere konsantre olun.Bunun yapabilmenin çeşitli yolları vardır. Söylenene yoğunlaştığınızı göstereceğinizden, konuşmacıyı dikkatle izleyin. Pencereden dışarıya bakmak, saatinize bakmak veya mektup okumak dinlemediğiniz izlenimini verir. Bütün dikkatinizi konuşmacıda yoğunlaştırmamanız saygısızlık olarak yorumlanacağından iletişimin etkisini azaltır. Konuşmacının teşvik edilmesi de önemlidir. Konuşmacının söylediklerini takip ettiğinizi ifade edebilmek için uygun noktalarda başınızı onun sözlerini tasdikliyormuşcasına sallayın gülümseyin ve “Evet” veya “Anlıyorum” gibi sözler sarf edin. Ortaya fikir atmanız da çok yararlı olacaktır. “Fikriniz ne?” gibi sorular, konuşmacının katılımını ve hevesini arttıracağından, daha yoğun b ir etkileşimi gündeme getirir.Fikri olan insanlar dinlemektense, konuşma konusunda çok daha isteklidirler. Bir fikir alışverişi sürecinde, bütün dikkatinizi insanların söyledikleri, üzerine yoğunlaştırmak ve bu süreçten en çok faydayı elde etmek için elinizden geleni yapmalısınız.    

Kaynakça:

1.Stuart Sillars – İletişim

2.BARLOW Janelle, MOLLER Claus – Her Şikayet Bir Armağandır

Eyüp SARI

PSİKOLOJİK DANIŞMAN

eyp_pdr@hotmail.com

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir